帮我找不可能完成的任务,给你一个不可能完成的任务

老板突然丢难题,如何完成不可能的任务? 「别把问题当问题」,并感谢那些不看好你的人

刚被拔擢为部门经理时,我还不熟悉当一位主管,该具备什么能力或专业,甚至对各种事项中应扮演何种角色更外行。

一次执行长交代一个专案给我,他说:「纪香,此案很重要,攸关客户跟公司未来的长期合作关系,能不能在后续跟客户再合作更大的案子,端看这次我们的表现,请务必克服所有难关,想办法将此案做好。」执行长说完的当下,虽然心情相当兴奋,被委以重任处理大案子,表示能力备受认同,可隐藏在背后的问题,却令我格外担心。

执行长看我面有难色,于是他问:「有何顾虑之处全说出来吧!别考虑我的想法,先沟通清楚,以防开始执行后产生更多疑惑。」听执行长如此一说,我顺势把自己的想法,全部倾吐而出。

「从现况来分析,目前公司人手不足,而且招募人员已经一段时间,人手依旧非常吃紧,尤其各个部门都在抢人力资源,要是做这个案子,我怕人手不足,无法按时交件。」执行长问我:「既然如此,你有什么建议呢?」我回执行长:「我想,首先将其他专案的人力分配过来,然后加快招募人才的速度,让专案尽快启动。」

执行长带点怀疑态度看着我,他说:「虽然是个大案子,对公司非常重要,不过其他正在执行的案子同样重要。你想从别的案子调人手过来做,这会造成其他案子无法继续,此做法我相信其他专案经理不会同意。即使他们同意了,被调派过来的执行者,同时要处理多个案子,相对执行品质不佳,这点你有想过吗?」

我有点耍赖地说:「执行长交了个大案子到我手上,不就是要我处理解决?我提出人力调派需求,难道不对吗?」执行长面色不好地回:「你的要求比较像是我授权给你,让你能够从别的专案之中调派人手过来,然后忽略那些本来就在做的人。他们情绪不会受影响吗?工作被中断会高兴吗?」

执行长苦笑看着我,他说:「纪香,你只有告诉我一种做法,那个做法叫做调派现有其他专案人力来支援,然后同时招募人力。但我回覆之后,你则呈现出一副沮丧失望的模样,这样的谈话与讨论,对本案发展有帮助吗?我已跟你说明人力调动问题,你必然清楚,可是你的思路到此为止,没有再提出更有建设性的想法。」

我有点不甘心,被执行长这么一讲,好像被他否定,我立刻回他:「但公司现况如此,眼睁睁的事实,怎么否定?有限资源下,不应该在专案的重要上做排序?将比较重要的专案调派较多的人力过来吗?」执行长又再问我一次:「那其他的专案呢?叫他们自己想办法?」

我们的对话,仿佛落入无止尽的循环。执行长口气一沉,说:「做人做事,谁不会遇到两难棘手的麻烦?谁不会碰到矛盾又冲突的困难?关键在怎么看待问题,有没有处理问题的方法,有无尽力动脑想出克服问题的作法,而不是在同一个问题上纠结着。你现在只是在钻牛角尖,并没有在解决问题! 」

我像是鬼打墙,又强调一次:「怎么会没有!我有提出建议作法啊!但是你觉得不行!」执行长看我特别激动,似乎要翻桌了,他要我冷静下来,然后说了一句:「所以照你所说的,人力调派过来问题就解决?」

我止住脾气,口气稍微放缓,回执行长:「应该吧。」

执行长再问:「他们手上没有完成的专案,缺少的人力,你要如何向每个人说明?难道是用你手上的案子比较重要,而且是执行长指名的大案子,因次要每个人谅解你,再交由他们去跟客户道歉,向客户说明案子可能会延期,进而造成公司其他专案的收入变慢,更严重时被扣款啰?按照你的作法,所有后续的问题公司概括承受,而你只需要完成大案子就好了,是吗?」

听了执行长的说法,我停了好几秒,看着地板沉思。执行长讲的有其道理,如果我只是自顾自想完成手上的专案,其他案子不可能不被影响,他们遇到的问题会跟我一样。

执行长看我没再争那口气,他说:「藉由此会议,你会发现自身问题与状况在哪,这也是我为何要将大案子交给你。我知道你有想法、有天份,但你要更谨慎、更仔细思考、推敲,面对各种问题,寻求多元解决方案。

像是,考虑专案外发同时,再找外部派遣公司、协力厂商,看有无其他公司能调派人手来支援,即使成本较高,为了要推动案子继续进行,都是可尝试管道。同时,再调派一小部分内部人力作该案暂时先发单位,待派遣公司的人到位后,可快速转手给他们,等到他们专案执行到一个段落后,我方人力资源有多余时,再来由内部做监督的同事们,协助转移跟接轨,如此作法不也是一种可能性吗? 」

听完执行长的建议之后,发现身为部门经理的我相当不成熟、经验不足,彻底展现没用脑思考解决问题的缺陷。执行长说:「做任何事,必当碰上许多状况,而我们的专业应该用在如何解决问题。在短短时间内,多数人通常能提出一些想法跟看法,可是有时解决问题,不会只有单一维度的思考,偶尔需要多维的想象,找出各种可能性,用你的想法变成作法,进而征服眼前困难。

你不能线性去看待眼前的事物,然后在你的想法被否决掉之后,用赖皮、幼稚的方式来回应,那都无济于事。我们不论成长到几岁,职场升到何种位阶,处理事情的样貌都差不多,每个人每天都在解决各式各样的问题。 」

「不要把问题当问题,问题自然就不会是问题。」执行长潇洒说着。

「好比我在经营公司时,常会有人跟我说这不能做、这办不到、这不可能,这些话每天都会听到好几回,如果我按照他们的说法照单全收,或许公司早就收掉了,更不可能走到今天。你知道我是怎么熬过来的吗?」执行长问我,而我一副状况外的模样示意不懂。执行长说:「谢谢他们啊!」我突然皱起眉头看着执行长:「谢谢…他们?为何?」

「因为他们告诉我问题在哪的同时,等同告诉我哪边需要补强,包含他们本身与我自己!既然知道哪边不足、哪边有状况,那就往哪边去加强,或是换条路绕过去,找到另一条路,用想法产出方法,再用方法驾驭作法。正因人们知道自己哪里有缺陷,所以面对自己没有自信或无法解决的麻烦时,才会说出偏负面言论。 」执行长高亢说着,问题,而非遇到状况就退缩、碰上困难就退后;公司要成长且茁壮,全看解决问题与达成目标的能力,这能力是实际。

成为解决问题的人,不然就会成为被当问题解决的人。

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