当主管,最重要不是丰富经验! 27岁创业、他归纳出「一级公式」,3年让公司上市
和游泳、料理、开车一样,领导能力是只要练习,任何人都能学会的技术。因此,我认为没有所谓领导者资质这种东西。
我第一次有意识的以技术、技能来统整团队,是在高中时代。当时为了在校庆演出,我一边担任校庆的执行委员,一边成立剧团。光是执行委员,我就已经忙到不行,却又得意忘形的成立了剧团。
随着努力思考剧本及分配角色,我开始仔细观察剧团成员。平常看起来没个正经的人,实际上却很热衷于练习;上课时大声朗读的人,上了舞台声音却像麻雀一样;本来以为粗枝大叶的人,却很擅长做小道具等,像这样,我渐渐看到大家真正的样貌。
接着,我更进一步按成员的性格及强项,改变与他们相处时的言行举止。有时严格斥责、有时又谆谆教诲、有时则不吝赞美,这样一来,团队变得更朝气蓬勃。
有人一开始很热衷,后来却不参加练习;有人喜欢提出各种意见;也有虽然很努力,却抓不住重点的人……虽然团队中会出现各种人,但我也渐渐能把这些人统整起来。最终,我们取得在校庆所有节目中,最感动观众的胜利。虽然只是一场高中生的话剧,但这是我身为领导者,第一次的管理经验。原来管理并没有那么难,我也能做到!
经过观察,了解每个人之后,沟通起来就快多了。现在回想起来,这个经验除了教会我,以一个团队达成目标的快乐及魅力之外,还告诉我,主管并不一定得是经验丰富的人。只要理解部下,在讯息的传达方式及配置上多下功夫,主管能做到的事便会逐渐增加。
分配工作之前,先看出部下的「1」
「我分配工作给部下,对方却不堪负荷」、「我觉得给对方的量已经有点重,但他却反对说『重要的工作都不交给我』」,对主管来说,要把哪种工作分配给谁,常是很伤脑筋的事。
大家都知道,不先经历肌肉酸痛,无法练出发达的肌肉。同理,给予部下的工作负荷量,需要让对方感觉到某种程度的疼痛,才能提升他的能力。但如果负荷量太大,不但不会成长,还会受伤。因此,适度调整负荷,正是主管的工作。
适度的负荷,大约是实力的1.2倍。如果是20几岁的人,1.5倍也无妨。虽然会有点站不稳,但应该还能顶得住。有人觉得两倍的负荷度才刚好,或是因人而异,如果是某某人,可能10倍才适当等。
若主管本意是想分配给部下实力1.2倍的工作,但因为不知道他的「1」,所以实际上,给他的工作负荷变成2倍,这就麻烦了。
光认真思考该如何分配工作,却不知道部下的「1」是多少的主管,意外的多。想知道部下的「1」在哪里,把数种可迅速完成的工作分配给他们,是满有效的方法。将工作成果细分至1小时至1天左右,可掌握部下能做到、或不能做到的事,例如「今天之内试着找出可以帮我们做冰淇淋的工厂」、「可以在2小时内帮我做出这份资料吗?」等。
请以收讯式沟通,确实了解部下的「1」。如此,才能决定给每位员工加诸多少负荷。
有效管理必须公私混淆,感觉不对劲时,问就对了
即使不是特别敏感的主管,也能察觉部下有不对劲的地方,在平时没有问题的工作上犯错、变得常迟到、忘东忘西、皮笑肉不笑……。主管在责备部下的同时,心里也会在意背后的理由。
「是负责的客户太难搞了吗」、「是不是那时我说话太严厉了」,我们会不停想象各种理由。但是,造成部下不对劲的原因,有无限种可能,用猜的不可能猜中。而且,真正的原因,常常是你意想不到的。
我不喜欢自己乱想,所以会很快放弃猜测,直接开口询问。而通常问了之后才发现,这些问题往往与工作没有直接的关系。
我曾因某员工郁郁寡欢而猜想:「是因为在公司的人际关系不顺利吗?」但问了之后,得到的回答却是:「空调直接吹到我的位子上,太冷了。」这时只要帮对方换位子,便能解决问题。
但当我对该部下说:「你早点说就好了嘛!」他却说:「因为我觉得为了空调这种小事抱怨、换位子,好像不太好,所以很烦恼。」不问就不知道他是为了什么烦恼,而且,如果不问清楚,对方也不好意思自己说出口。这虽然是很小的问题,但就像指缝中让人无法不去在意的小刺一样。
所以,主管如果观察到部下有不对劲的地方,就直接问吧。努力猜测,而不直接询问,多半只是在浪费时间。另外,因为理由可能比较敏感,所以不要直接在大家开会时突然说:「你好像很没精神?」要在两人单独相处的时候关心,或至少要去对方的座位上询问。
顺道一提,我认为公私问题应该混在一起。人没办法把事情分得那么清楚,私事对公事的影响也很大。有些人的管理风格,是切割私人情绪,但我觉得,了解私的部分后,管理起来反而比较简单,也比较顺利。
常常「一语中的」,是管理众人的开始
「我要以管理者的身分,带领部下做出成果!」刚成为主管,或是刚成立新团队时,因为面对新的挑战,而燃起责任感、或感到兴奋的人应该很多。我自己就是这样,所以每开始一项新事业时,都会超级兴奋。
不过,主管的想法却未必能获得部下的共鸣;有时你很兴奋,对方却无动于衷,这就是热情的差距。此时主管要做的,便是提振士气。而我的做法,就是化身为预言家。
「我们这么做,顾客的反应会是这样,如此我们的口碑便会传开,最后Oisix就能达到经由食物,来改变社会的伟大使命。」我会像这样,充满自信的诉说愿景。但光是自信的说,并不会让我们变成预言家。这样只不过会让你看来像个怪人,或是口说无凭的人。
之所以敢像预言家一样,是因为我会先找出容易预知的小事,事先做好准备,让预言能够一语中的。
首先,你要拼命找出能让预言命中的事项,但为防止出差错,你得准备好几个确定能成真的预言。相对于预言内容的重要度,我比较重视命中率,所以一开始会先说一些容易成真的事:「虽然我不知道这项服务能不能大卖,但是绝对能得到使用者的好评。」
在数日后,我会分享一些小小的成功经验:「我把试用品送给朋友,他们的评价都超好。这么快就得到好评,这项服务应该能成功!」
准备很多像这种小小的成功经验,如同预言家一样充满自信的说话吧!不断重复这些预言,部下也会渐渐觉得「你说得都是真的」,便会有更多人愿意追随你。
部下不太想懂你,是你得懂他
主管与部下之间的关系,并不是去了解对方,而是想被对方理解。那种希望被对方理解的心情,和恋人或是朋友一样。一般来说,部下希望被理解的心情较强烈,他们希望主管能认可自己的表现、了解自己的努力,并给予评价。