时间管理混乱动画短片，时间管理混乱的后果

主厨高效工作，关键在每天30分钟！时间管理常见错误：待办事项和行事历分开

主厨杜恩．利普玛（Dwayne LiPuma）的厨房员工才刚全体离职，他就得面临今天40位客人预约的午餐，隔天还有一场140人份的宴会料理要准备。为了制作这些餐点，利普玛的上司给了他19个新聘的厨房员工，但其中有些人甚至没有在高级餐厅工作过。除了利普玛的助手和一位糕点师傅，其余的人完全不知道餐厅的菜单上有什么菜色，更不用说如何准备这些摆盘讲究的美味佳肴了。　

但是，到这一天餐厅关门休息为止，来用餐的每位客人都将心满意足地离开，其中有些客人为了造访利普玛主厨的这间餐厅—美丰盛（American Bounty），甚至好几个月以前就已经预约好座位。神奇的是，这些客人压根不会发现餐点是由一群新进厨师准备的。

这是奇迹吗？非也。其实这对利普玛主厨来说是例行公事，3个星期后他将训练出一批有自信又有实务能力的厨师，紧接着又会有另一批新人取代他们，这个循环每3个星期就会重复一次—这其实是即将从美国厨艺学院（Culinary Institute of America）毕业的学生，在毕业前的倒数第二堂课。

如此不可思议的训练节奏之所以可能成立，并不是什么奇迹，而全要归功于一套工作系统，那就是「就位」。

厨艺学生毕业后，开始到专业的厨房工作，在这个新的世界理，将计划内化是基本功。主厨维利．迪弗雷纳曾拿下詹姆斯比尔德奖（James Beard Award），也是纽约创新餐厅「wd-50」以及「Alder」的老板。

迪弗雷纳发展出一套独特的方法，能够和自己的清单「合而为一」。他还是厨艺学生的时候，就已经进到主厨艾夫列．柏特利（Alfred Portale）的餐厅「Gotham Bar and Grill」工作。从学生时期踏进厨房的那天起，一直到后来成为当时另一位传奇新秀让－乔治．冯格里奇顿的副主厨，迪弗雷纳不曾中断一个习惯：每天回家的路上，他会拿出一本小本子和一枝笔，写下所有他明天应该做的事，清单列完后，他会把它撕下来、揉成一团。然后他会再写一次清单，这次全凭记忆，然后再撕掉、再揉烂。第二天早上去上班的路上，他会重新写一次清单，好像在玩游戏一样。

日复一日，迪弗雷纳将一个一个清单烙印在脑海，多年以后，他还保留着装满当初写清单用的记事本的鞋盒，有时候他会拿出来随意翻阅，每一张清单都像一部微电影，播放着他的回忆，上演着多年以前某个夜晚发生的一幕。迪弗雷纳要求他的主厨们也写清单，写的不只有该做的事，还有任何他们可能应该做的事，他说宁愿将多余的项目划掉，也不要为时已晚、缺漏半项。

主厨事先规画、主厨倒着计划

单点文化的出现让厨艺变成一种产业，同时它也让料理专业变成一场博弈。一个成功的主厨不仅要懂得烹饪，她还必须预测顾客会想要点什么料理、什么时候想要。当代的主厨必须活在两种时间思维里，一个是当下 —计算从现在到未来某个时间点，所需要用到的资源；另一个是未来 —从未来某个时间点回溯至现在，以分钟、时数回推，计算料理需要的时间。

利普玛教给学生的第一堂课就是菜单组合（menu mix）的概念：预测菜单上每个品项要准备的量。在美丰盛的学生每天都必须备料，而每当有1百位客人预约，每个品项就要准备10份，例如说如果今天的预约人数是40人，那么菜单上的每个品项都要准备4份，所有品项需要的食材都必须按比例准备。

有经验的主厨会知道，菜单上受欢迎的品项会跟着时节变动。如果是外烩的餐饮活动，规画就必须从摆盘开始：首先想象摆上桌的成品，接着主厨就会以回溯的方式计算时间：这些料理从摆盘到上菜需要花多久时间？完成料理制作需要花多久的时间？将料理从厨房运送到外烩场地需要花多久时间？每道料理中所含的食物的各自需要的料理时间是多久？需要花多少时间准备每道料理的食材？我需要多少时间准备料理要用到的工具和设备？如果想缩短准备时间的话，要追加多少人力？

主厨这种回溯式规画技巧令人称羡，但这种技巧也可以应用在厨房以外的地方。在进入学术圈并成为烹饪史著名学者以前，艾米．特鲁贝克（Amy Trubek）最初曾是厨师和外烩业者。她还记得父亲当上中西部一间知名大学院长的那天，拨了通电话给她。

「艾米！」电话那头的他说，「我要把其他副院长全送到厨艺学校。」特鲁贝克满腹疑惑，问他为什么要这么做。

「因为我发现自从你到厨房上班、到厨艺学校就学后，行事变得很有组织，」她爸爸接着又说，「你知道如何在期限内，有头有尾地完成专案。」特鲁贝克将自己的转变全归功于「就位」之道，特别是从出餐时间开始、回溯规画的这个方法。

制作一份诚实的纪录

对于在厨房工作的人而言，决定与安排任务比较容易，毕竟厨房内的工作都是实际的肢体行动。比起创建一份试算表、写一篇文章、成交一笔交易，我们会更清楚将一块牛排煎到7分熟要多久。所以要判断某件办公事项会花多少时间，对我们来说较难，而这种资讯非常珍贵。制作一份诚实的纪录可以帮助我们进一步了解，平常到底用多少时间完成例行公事，以及出现频率高的任务。

现在就来举个例子，看看从事创意产业的人可以怎么练习。

假设你是一位平面设计师，你通常会花多久时间发想一件商标设计案？有时候你给自己3个星期的期限，零零星星加起来一共30个小时；有时候你可以在一阵4小时的脑力激荡中，迸出一堆好点子。因为你没有刻意做过纪录，所以从不知道自己到底需要多少时间。

我建议你准备1张纸、试算表，或是任何时间追踪软体都可以，挑选几种最重要的任务，记录1个月内处理这些任务所花的时间，然后检视这些累积起来的时间是否都经过有效利用。

再举几个例子，如果你是老师的话，备一堂课需要花多久的时间？如果你是学生的话，读完50页的教科书，需要几个小时？如果你是主管的话，1个小时内通常可以完成多少小型任务 —例如回覆电子信件这类事情？如果你是保险业务员的话，制作1份新客户的档案，又需要多少时间？

或许有些任务对你来说，就是特别难完成，这项练习也可以套用在这类任务上。你要做的就是决定任务的「最小执行单位」，譬如说你需要至少一个小时发想商标设计，那很好，发想设计的最小执行单位就是一小时。你估计商标设计从开始到完成，大概需要30个小时，那你就必须考量、调整其他案子花费的时间，确保自己准时做出成品。

我自己的话 —我知道某类型的文章，2个小时内我的文字产量大约是5百字，这对规画时程来说是很有用的资讯，但是如果我当初没有刻意去记录，我就不会有这项资讯。

找到你的「弥思值」

惯性的「泛计划者」也有个练习，我们要学着找到你的「弥思值」（Meeze Point）—也就是在不超出负荷的前提下，你一天能执行的「行动数量最大值」。这里所说的行动可以是一场会晤，也可以一项任务，这个数字会是你每天工作量的临界值。从「一星期选一天来练习」这一小步开始做起，找出你的「弥思值」，就能慢慢带领自己脱离过度规画的泥淖。星期五是最合适的练习日，因为这一天的我们最没有过度规画的压力，练习步骤如下：

1. 列出至多3项今天必须完成的行动，其规模可以大到需耗时5小时，也可以小到只花5分钟就结束。各事项的大小尽量相互平衡，用平常心规画就好。

2. 将这些行动事项按照合适的时间点，标示在行事历上。

3. 接下来就不要再规画任何事情、也不要再安排新任务，当然你可以做一些不在计划内的事，但前提是规画好的三项要确实做到。

4. 确实遵循行事历—准时赴约、准时开始任务，如果有紧急事情发生，导致你必须把行事历先摆一边，那建议你将这次练习改期。

5. 这天工作结束后，记录这3件行动事项的完成度。

6. 如果3项都确实完成了，下星期规画练习日时，列出4项行动；如果3项并未完成，下星期就维持3项。

7. 每个星期都练习一次，直到连续3周下来，你来到每周均无法完全执行所有列出项目的临界数值为止。例如说有时候你可以完成9件行动事项，但从来都没办法突破10项，那你的「弥思值」就是9。

8. 等到你找到自己的「弥思值」，就可以开始把这个规则应用在其他日子里，将这个数字当做你一天之内可完成的最多行动事项量。

透过这个练习，我找出我的「弥思值」，是10。

建立今日弥思

因为工作的关系，规画是主厨每天的例行公事。而我们不同，我们必须自动自发地养成规画的习惯。俐落工作最重要的一点，就是持续、有系统性把规画时间。如果这本书的建议你只能选一项来做，那么实践「今日弥思」就是首选。

「今日弥思」是什么？这是你个人工作天当中的「就位」习惯。

这段时间的你，可以

（一）整理外在及虚拟空间的整洁、（二）理清你的思绪、（三）规画你的一天。

花多久时间做这件事？ 30分钟。

将行动排进时程

「行动」就是你这一天计划要做的所有事情。任一项任务（买奶油、打电话给杰夫、准备新广告的设计稿）都是一种行动；任一场约会（员工会议、多方通话会议、跟山姆吃午餐）也都是一种行动。对计划而言，任务和约会没什么差别，因为这两者都需要花时间，也都需要你置身其中。我们之所以认为这两者不同，是因为我们总是用不同的工具记录它们：待办事项清单和行事历。

然而对主厨来说，两者之间不该有差别，对我们而言也一样。没有一并载明约会安排的待办清单，会害我们的任务不断增生，完全忘了考虑做这些事实际可用的时间；而一份只有记录约会安排的行事历，则让我们误以为自己手上的时间很有弹性，事实却不然。当心灵上、精神上的目标（通常会出现在待办清单），和我们需要实际出现在某场合的时间（地点通常被行事历左右）撞在一起时，令人不知所措的压力就会出现。

我们之所以得将行动（任务与约会放在一起看）按照次序排进时程表，就是为了提高完成这些行动事项的机会。「待办清单是很好的收集型工具，」作家彼特．布雷格曼（Peter Bregman）这么说，「而行事历这个工具呢，最适合用来引导我们完成每天的工作，因为行事历是有限制的，一个人一天可以利用的也不过就那几个小时。」

将行动排进时程里，可以帮助我们做决定，同时我们也不得不遵守时程、按部就班。行事历逼迫使我们诚实地做时间安排。清单也是安排当日行程很好的工具，但千万别忘了把约会一起列进去！这就是主厨看待时间的方式，我们也应该仿效。