新人报到，如何交接不漏接？掌握4步骤，让他快速掌握份内事
交接让人心好累
岁末年终，工作者除了烦恼离职转换跑道，还是乖乖留任领年终外，还有一件大事：单位新人报到，主管重新分配业务，工作者得将手头任务交接给新人。若从职场长久经营考量，业务交接除了有助于减轻工作者负担，同时也增加部门内业务轮动的机会，提升部门整体战力。
然而，「交接」却也令不少工作者伤透恼筋，像是交接需逐一通知合作对象我司窗口异动、交接业务范围的界定，操作方式跟历史沿革等等。
新人交接后如果出状况，责任如何认定？光想就让人感到心累，面对「工作交接」这个不紧急却又重要的职场任务，怎么做才能又快又精准？本文透过3原则及4步骤，帮助工作者顺利完成交接。
交接四步骤：备、交、观、存
好的交接带新人上天堂，糟糕的交接让团队整个沉沦。以我还是新人时期的崩溃经验为例，那时我刚到任，前辈当天准备离职，我们只剩1小时可以交接，前辈口头跟我叙述进行中的专案，顺便展示管理系统及相关文件。
当时的我连系统操作都无暇顾及，更别提分神理解专案目标定位，以及待执行任务有哪些，我永远记得前辈交接完对我说的最后一句话是：「这样你都懂了吧！很简单啦！」懂了？才怪！悲哀的是前辈离职后手机再也打不通，我也正式进入自立自强的职场黑暗试用期。
随着工作资历增加，不管是在职培育新人或是离职交接，我也经历不下十次，为了避免后辈遭遇同样窘境，我现在交接都会遵守四步骤「备、交、观、存」，按表操课跟对方交接，分别是：
步骤一、备好历史资料
一个我很尊敬的前辈曾提醒我「（工作）资料要随时整理到像准备离职一样清晰好找」，这个原则也同样适用交接资料准备上，运用时间序及关键字整理业务文件，并尽可能电子化，能够帮助新人查找搜寻。
此外，建议提供交接清册、业务流程SOP及窗口通讯录，以利于步骤二说明时，给新人一个完整理解的索引，并确保新人未来执行过程，即便遭逢问题或困难时求助「有」门。
步骤二、口头交付及大数据档案移转同步进行
再来，交接本身是一件极为耗时耗能的任务，所以我会建议双方约定单一时段专心处理交接工作，并依交接清册逐项说明，完整内容应包含业务说明、联系窗口、法规、办理进度及待处理事项与完成期限，若公司本身已有范例，则建议依循公版制做，此外，交接者时常忽略的大数据资料及历史档案交付需同时进行，如果可以，建议留下交接清册纪录。
步骤三、观察交接方的工作态度
延续前段，交接的本质是信任关系的建立，应该避免混入个人价值判断。举例来说，我早年交接时，花很多时间跟后辈提示各窗口个性、相处眉角与做事风格，但随着我资历渐长，我才理解这类「贴标签」式的传承，常过于武断甚至无端树敌，该窗口跟我处不来，并不代表他跟新人「也」无法相处。
这类的评论，只会让人感觉你的主观及强势，所以我后来交接反而会着重于业务「事实」及「待办事项」讲解，而非着墨人事相处。此外，交接互动也能做为观察新人的一种方式，像是他反应快吗？会主动求助吗？工作价值观为何？这些都能做为未来顺利合作的参考。
步骤四、交接清册永留存
交接到尾声，若是因我离职而交接，通常我会请接手新人在交接清册上签名，并且将相关档案扫描后，寄给对方并同时通知直属主管做为确实交接的佐证，因为人走茶凉，你很难保证新人事后会不会在经手案件不顺利时，以我们没有交接为理由撇清责任。留存交接清册是为自己买个保险的不二法门。
把握交接三原则
随着工作资历增加，不管是在职培育新人或是离职交接，我也经历不下十次，现在交接我都会遵守以下三个原则，分别是「把握界线，凡事点到即止」、「不以人废言」及「不求完美，但要完整」。
举凡职场涉及业务及人事问题，界线拿捏最为重要，交接当下，你就该在心里决定好自己辅导对方的期限及介入程度，哪些事该帮，哪些话该说，站在培育或传承的角度，有时候适当放手，才是帮助新人上手的最快方法。
再来，不以人废言的意旨除了避免前文擅自议论合作窗口外，还有提醒交接人不要以「以前就这样处理啦」、「听我的就对」之类的言语轻率回绝新人的提问与意见，这会阻断二人的交流及信任关系，最终反倒影响交接成效。
不求完美交接，但要完整，一方面提醒工作至上的完全主义者，不要刻意追求交接工作百分之百，因为那并不现实，而且很有可能会舍本逐末排挤掉自己执行主责业务的时间。
此外，也提醒某些工作者不要为了确保自己不被取代，在交接过程刻意藏私或留一手，这些小心机很可能会破坏团队信任，甚至耽误当事者的个人前途，因为当你的职务越是无可取代，你就越难被拔擢到更高的职位。
一个优质的交接人，基于共好双赢的前提，反而更该尽可能提供业完整务讯息及可进一步查找的资源管道，才是长久且可行的交接之道。
工作需要试用期，交接也有保固期
如同新人到任需要经历三个月试用期，交接也是需要设定保固期，以我新人时期的例子，前辈离职便失联，让我第一个月花费很多时间寻找公司重要文件，例如：契约副本、专案计划书等，差点因忘记拨款程序引发履约争议，交接当时我也没有跟前辈要求交接清册，并确认档案存放位置。
为了避免工作争议，特别建议离职交接应该向原公司确认保固期限，例如带新人一个月后，或在原公司群组留至少数周或一个月，确保没有额外的问题则可自然退出，以确保顺利交接。
工作有时候就是在做口碑，主动提出交接保固期，就能让你特别显眼。
结语：交接，是为了腾出余裕给新的挑战
最后，职场工作者为何该重视交接？从职涯来看，交接是为了腾出余裕给新的挑战，若一个人永远固守他的职务专业，未曾轮动，那他大概会变成专家，而非主管甚至是领导者。
晋升或加薪常是在当事人已实际执行与主管职务相当甚至超出范围的工作，像是培育新人及传承技术等，应得奖励才随后而至，一个人必须先「执行」领导人的职务，才具备「成为」领导人的资格。
无论是加薪或是升迁，都需要透过数次的任务移转和成功交接，才能让工作挑战新任务、积累亮眼履历。所以，为了美好未来，你不该小看交接这个技术活，是该好好善用文中三原则及四步骤将交接做好做满。祝好。
