拆解活动案例,拆解案例有什么意义

6步骤,拆解复杂内容》简报email都适用,让老板秒懂重点的写作法

何谓TNPREP法则?

任何内容都能让人一听就懂的黄金守则

具体来说,可依照下述步骤一?六的顺序架构说明的内容。一旦遵循这套法则,无论主题为何,都能浅显易懂地进行汇整;即使主题再复杂,也能言简意赅地予以归纳。

【步骤一】告知主题(Theme)

开门见山地告知主题。例如:「接着要说明的是关于○○的事」、「想和您讨论一下关于○○的事」。

【步骤二】告知表达要点的个数(Number)

告知想要表达的要点有几个。例如:「想表达的要点有三」、「重点有二」。

【步骤三】告知要点.结论(Point)

告知想要表达的重点.要点。例如:「就结论而言,我想表达的就是××。」

【步骤四】告知结论正确的理由(Reason)

例如:「(就结论而言,我想表达的就是××。)理由为○○。」

【步骤五】列举具体事例(Examlpe)

提出佐证「结论」的具体事例。例如:「比方说,类似这个例子。(因此这个结论正确无误。)」

【步骤六】再次重申要点.结论,做出总结(Point)

最后再次重申「要点.结论」。例如:「基于此故,本次我想表达的就是××。」

以上就是让表达内容浅显易懂的公式「TNPREP法则」。

将各个步骤(主题、个数、要点.结论、理由、具体事例、要点.结论)以英文表示,然后取字首列出,就是「TNPREP」的命名由来。

务必从「究竟要谈什么」说起

为了能言简意赅,而且浅显易懂地进行表达,绝不能忽略的就是「告知主题」(究竟要谈什么?)。

凡事都得事先告知主题。

常听人说「先说结论」。然而,要是真的先从结论说起,有时反而会让人听得一头雾水。

电视新闻一律先告知「主题」。

新闻主播于播报新闻时,肯定一开头便先告知「要说什么」。例如:「今天于○○发生××事件」、「今天于东京举办××祭典」,随后才开始细述新闻内容,或是实况转播现场画面,展开详细的说明。

属于说话专才的搞笑艺人也是采用相同的表达方式。这些谐星已被训练成一面对镜头,便能对着观众妙语如珠,他们的即兴漫谈简直如宝库一般,装满了「浅显易懂的说明」。

前几天我也看了一个综艺节目,对于谐星们极尽搞笑之能事的敬业态度,感到敬佩不已。所有谐星要开始说自己的搞笑段子时,一定会先说一句:「这是发生在我搭档身上的事?」借此告知观众「内容大纲」。

要是所说的内容无法让人理解,便不能逗乐观众。从事搞笑这一行,让人一听就懂为必备条件。这时谐星们贯彻执行的就是「先说主题」。

为了发表新产品,曾进行过无数场经典简报的苹果公司已故创办人史蒂夫.贾伯斯(Steve Jobs),也是深知表达时先说主题何其重要的人士之一。从贾伯斯的简报中,不难发现相较于让听众理解内容,他更致力于事先让对方得以轻松明了「究竟要谈什么」。

为了让对方理解所谈的内容,必须先说一句:「接下来要谈这件事。」为对方准备一个「脑内水桶」。换句话说,就是可供脑袋填装资讯的「容器」。

要是没有这个容器,资讯将从对方的右耳进,左耳出,无法留在脑中。 (参考:《大家来看贾伯斯:向苹果的表演大师学简报》,Carmine Gallo着)

大家不妨以相反立场思考看看。打个比方来说,假设某位消费性产品制造商的业务人员,突然接到主管的指示,而且前言直接省略,只被告知「结论」如下:

「参与活动的连锁便利商店共有4间,到货日为20日,全国各分店得收到3种各30份,另外还有店面用的宣传海报。去向商品企划部索取清单。」

一旦冷不防地被吩咐了一堆琐碎细节,完全缺乏「主题」,脑中将充满问号:「咦?他在说什么?」、「该怎么做好呢?」如果主管一开头先表明主题:「关于广告授权玩偶的活动赠品配送……」业务人员将能一听就懂。

要是不清楚「主题」为何,将来不及消化对方所言,跟不上话题的进度。此外,相较于听取对方发言,自己往往更加拼命地猜想:「究竟在说什么啊?」如此一来,将无法专注于对方表达的内容上。

各位平常想表达些什么之时,几乎都是「事出突然」。比如突然造访对方、突然找对方谈话、突然开始说明。这时,突然告知对方「重点是○○」,想必对方也不知各位所云,完全无法理解吧。

对方通常是在一片纯白的状态下,开始聆听各位所言。务必一开始便告知「主题」及谈话内容的全貌,借此让聆听者做好「脑袋的准备动作」。

只要能让对方预知「原来接下来要说的是这件事啊」,对方将更加容易一听就懂。

尝试以TNPREP法则整理表达内容

不再让人质问:「究竟想说什么?」

举凡简报、营销话术、会议发言、撰写报告等,各种商务场合皆适用TNPREP法则。

「今天前来造访,是想向您推荐一套方案,不仅贵公司委托翻译的合约书或使用说明书得以更快交件,即使专业性极高的文件,也能因应处理。【有利于对方的内容(扣人心弦)】

可以为您介绍从4月份开始的全新翻译服务吗?【主题及步骤确认】

重点有二:【个数】

(1)即使是需要紧急处理的翻译文件,本公司也能迅速因应。 (2)特殊语言及专业性内容,本公司都能因应处理。【结论】」

「至于为何能做到这种程度,依照前述重点的顺序说明如下:(1)本公司已架构线上接单系统,能24小时随时接单及交件。(2)本公司旗下有多位特约译者,可翻译的语言,除了贵公司出口大宗的亚洲地区外,还包括欧洲、非洲等共50种语言。此外,本公司还与经营专业领域的翻译公司携手合作,因此如果有专利或技术文件需要翻译,都能向本公司洽询。【理由】

以往的翻译服务,无法于柜台人员下班时间接单,损失不少可以活用的时间,不过今后只要于线上下单,即使夜半时分,译者也能收到原稿。事实上,已有其他公司利用本套全新服务,相较于过去,交件时间平均提早了10小时左右。【具体事例】」

「有关本公司的新服务:(1)即使是需要紧急处理的翻译文件,本公司也能迅速因应。(2)特殊语言及专业性内容,本公司都能因应处理,本次就介绍如上。对于从事作业机具出口的贵公司而言,本公司必能提供符合需求的服务,敬请考虑采用。【要点】」

各位感觉如何?只要把表达内容整理成这样,按理来说,即使没花太多时间介绍,也能让对方理解概要,进而更加容易判断是否采用这套服务。

虽然TNPREP法则为再简单不过的「模式」,但是效果绝佳,应该能让口头或书面表达变得浅显易懂许多。

熟能生巧,要是有机会于业务洽谈或会议场合发言,请务必试用看看;撰写报告、电子邮件时,不妨重新检视内容架构是否符合TNPREP法则。除此之外,聆听他人所言或阅读他人文章时,也能依照TNPREP法则的顺序重新排列组合,借此整理思绪。

一旦能说明得让人一听就懂,对方的反应也将截然不同。自己的意见有人专心聆听,或是给予肯定的切身感受,可为自己带来极大的自信,而这份自信,将使你的说服功力更上层楼。

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