一收到名片就分成三类！前Amazon营销经理：收到名片没有管理好，就是浪费财宝
别把集满100张名片当成目的
对于世上某些人来说，参加不同行业之间的交流会与各种研讨会、派对，和许多人交换名片这件事本身已经「化为目的」。
我向这种人请教过，那些名片有多少曾在工作方面派上用场。
因为工作关系，我会与许多人交换名片。我很重视每一次的相遇，因此会仔细保存好收到的所有名片。
不过事后回顾起来，虽然交换了名片，后来完全没有互相联络，或是没发展成实际商务合作的人也很多。
有一次我想到这件事，便一边整理收到的名片一边试着分析，结果发现……
在100张名片中，后来有交流的人大约只有两成
分析让我理解到这一点。而且后来有频繁的沟通，立即发展成具体商业合作的人不到一成，双方长期来往，在日后也持续交流的人数则超过一成。
发现这一点以后，我一收到名片就立刻分类成「看起来马上能谈成工作的人」、「以中长期角度来看会承蒙对方各种关照的人」、「无论短期或中长期，多半都用不到这张名片的人」。
以前在需要时想找到要用的名片，本身就得花费不少时间，但从此以后我不再有这个困扰，得以有效率的管理名片。
只要在一定程度上确实做好工作、拓展人脉，不必特别有意去做也会搜集到越来越多的名片。如果了解其中只有大约两成在日后会用到或作为参考，就会发现勉强把搜集名片当成「目的」这件事没有意义。
无论搜集多少名片，没有一起共事与在后来交流的经历，就无法拓展人际网络。
让我离题一下，人脉有着会自我增值的部分。即使现在手头拿到的名片不多，只要以诚恳的态度与那些有限的人持续交流，他们将会介绍新朋友给你认识，再借此认识新朋友……使人脉像这样逐渐网络化。
关于资讯，我也不时会看到有些人透过各种媒体、社群网络，把接收资讯本身当成「目的」，可是这就和搜集名片一样几乎没有意义可言。
倒不如说，徒然地搜集未经整理的资讯，不仅会效率不彰地花费成本在搜集这件事上，想在必要时刻找到需要的资讯也很花时间，会造成庞大的浪费，需要多加留意。
从输出反推计算输入
除了不丢掉名片之外，我实行的名片管理法与资讯整理术的做法十分相似。
也就是在接触各种资讯之际，先判断必要与否来进行分类。不参考也不保存那些判断为没有必要的资讯。将应该保存的资讯加上标签等标示做整理，以便立刻回顾参考。
整理方法只是一再重复这个过程。具体作法如下所述。
由于从事营销工作的关系，从某国经济新闻算起，我会大量阅读日经MJ、一般报纸、本地的中日新闻，以及各种杂志等报刊媒体。
参考这些报刊媒体时，首先我会浏览标题，根据「立刻能为工作带来帮助」、「以中长期角度来看对工作有帮助」的观点来挑选该阅读的报导〈1分类〉，撕下这个部分收进资料夹，其他部分立刻「2丢弃」。
然后趁着搭车等空档浏览报导，只把认为需要保存一阵子的报导按照主题〈3整理〉档案化，其他报导同样丢弃掉。几乎没有多少篇幅是应该留下的。
这样做的话，有时不会心想「啊，那个还是得用到」而感到困扰吗？大家可能会产生这种疑问。不过现在有许多资讯已经大数据化，即使不自行保存，有必要的时候随时都能阅读。
自从找到这个方法，我得以在短时间内浏览大量的报刊媒体。
挑选应该阅读的报导时，我所重视的是想象阅读这些内容，具体而言能够为自己的工作带来哪些帮助？产生哪些成果〈输出〉？
万万不可在没做好具体的输出想象时就输入资讯，因为这样正会导致搜集资讯本身化为目的，被垃圾山淹没。
把名片分类为三盒
名片也是商业上的类比资讯。打从以前开始，在商业上就有「名片是财产」的说法。不过比起名片本身，所谓的财产是指上面所写的资讯，也就是那个「人」。就算难得收到了名片，没有好好管理活用在商务上也是浪费财宝。
如今有各种名片管理软体，但我会先以手工作业将收到的名片分成三盒。
这部分在序章也做过简单的说明，具体来说，我会依照「未来在工作上合作的准备时间」作为依据做出以下的划分。
?特A级盒子─有必要马上合作的人
?A级盒子─虽然不是立刻，但未来有可能合作的人
?大盒子─工作上合作可能性低的人
分配到三个箱子的比例，大约是特A级5％、A级15％、其他80％。 「有八成资讯无法发展成工作」的规则果然也适用于此处。
另外，我还规定自己「如果犹豫不决，就分进较大的盒子里」。在犹豫不知道该放哪一盒的时候，会容易抱着「或许有一天能发展成工作机会」的期待。
可是，如果在必须立刻采取行动的「特A级」盒子里掺杂了应该放进急迫性没那么高的「A级」盒子与大盒子的名片，恐怕会导致展开行动的速度迟缓。比起从总共100张名片里找出重要的那一张，在经过一定程度筛选的10张里挑出一张，找起来更加迅速而且正确。
顾问这种职业按时间的生产性而定，工作成果会大不相同。因此我在工作时随时都会意识到速度感，需要尽可能用严格的眼光来划分。
名片这个重要的资讯该如何活用在商务上？试着像这样建立自己的规则就行了。
不分类邮件
接下来，是关于整理大数据资讯。首先来谈论电子邮件。这对许多商务人士来说都是一个烦恼的来源。
电子邮件是强而有力的商务工具，同时在处理上花费的时间也形成了妨碍工作的重要因素。只要是正常从事工作的人，每天都会收到数量庞大的邮件，如何处理这些邮件，在成果上会产生重大的差异。
很常看到有人设置许多资料夹，将每封邮件自动分配到资料夹内。 「A企划案相关」、「客户B相关」、「部门内相关」……。
因为将资讯分类很重要，我不反对建立资料夹做分配的做法本身，可是建立数量多到超出必要的资料夹，导致分别检查很花时间或是检查太慢而降低回应速度，那就是本末倒置。碰到这种情况，应该把资料夹数量设定在必要最低限度。
另外，偶尔也会看到有些人一边浏览收件夹里堆积的邮件，一边以手工作业「这封是宣传信，删除」、「这封要放进客户资料夹里」，像这样一一进行分类作业〈虽然最近比较少见了〉。
这样的分类要每天进行，即使一天只花10分钟，一周下来也要约1小时，这段时间真的是白白浪费。
我分别使用五个电子信箱，但全部使用Gmail进行统一管理。每一个信箱在登录时都设定过过滤条件，尽可能避免广告的垃圾邮件进入收件夹。
还有，近来搜寻功能非常优秀，比起特别用资料夹分类，运用搜寻功能更能迅速找出必要的资讯。
作为整理资讯的铁则，在设定上下功夫好让不需要的讯息一开始就不会进入视野是很重要的。
