下午这时段，就该处理不用动脑的工作！时间管理顾问：5方法落实解决待办事项
我们来看看下列由生产力App开发商 iDoneThis 所提供的调查数据：
? 有41％的待办事项，从未被完成。
? 有50％已完成的待办事项，是在1天内被完成。
? 有18％已完成的待办事项，是在1小时内被完成。
? 有10％已完成的待办事项，是在1分钟内被完成。
这些数据告诉我们什么？首先，这些数据揭示了许多待办清单都没有作用。具体来说，清单背后的任务管理系统是没有效用的。毕竟，有40％以上的任务都没有被完成。言下之意是指，这些事项被延迟到隔天、被无限延期，或者完全被终止。这些都不是有效的任务管理系统该有的现象。
其次，许多待办事项很快就被完成了，有些在几分钟之内就完成。这表示，许多人的清单没有具体列出完成各个任务所需的时间。
这同时也表示，人们倾向于选择看起来容易完成的任务。这种作法的问题在于，没有考虑到任务的优先顺序。虽然可能会有很多待办事项从清单上被划掉，但没有任何证据表明，这些被划掉的事项，都是正确的事项—重要的事情。这会让人有错误的成就感。
再者，这些数据表明了许多待办清单都太长了。许多待办事项清单的任务都太多了。这种情况会造成我们的压力，因为我们知道自己永远无法完成清单上的每个事项。我们会被迫把这些事项往后延迟，或舍弃它们。
如果你拥有一个运作良好的系统，你的清单会帮助你更快、更有效率的完成重要的工作。如果你的系统出现故障，你的清单实际上可能会对你的工作流程造成不良影响、妨碍你的时间管理，以及破坏你的工作效率。
接下来，我会一步一步告诉你，如何维持一个有效的待办清单系统。所有要诀都是打造运作良好的系统所不可或缺的，它们可以确保你的待办清单，能帮助你完成重要工作。
把「微型任务」列在批次处理清单
批次处理清单的目的是，把所有微型任务整理在一起。微型任务是10分钟以内可以完成的事项。这种作法是为了将它们整批放在一起，然后在一段工作时间内处理它们。
微型任务不归属于你的每日待办清单。你应该把时间留给，需要更多时间才能完成的高价值任务（至少15分钟）。请记住，你的每日清单应该限制在7个事项。
微型任务也不应该放在你的总清单里。它们只会让你的总清单变得杂乱无章。
你应该把它们放在单独的批次处理清单中。当你有多余的时间时，可以挑选一些来进行。当你完成之后，再将这些事项从你的清单中划掉。
下面举例的是属于批次处理清单的微型任务：
? 铺床
? 启动洗衣机以清洗衣物
? 寄电子邮件给客户
? 记录昨天的销售资料
? 清空洗碗机
? 安排与同事的会议
? 预订晚餐
? 检查语音信箱
? 倒垃圾
? 向老板更新进行中的专案进展
? 回覆一通电话
? 整理你的工作区域
? 在网络上支付帐单
? 更新软体
前面列出的每项任务，都可以在几分钟之内完成。问题是，当你整天零零散散的处理它们时，它们可能会变成让你分心的事。它们会打断你的工作流程、破坏你的动力，以及扼杀你的创造力。它们会诱使你同时从事多件事，这会带来工作转换成本。转换成本会对你的表现产生负面影响，因而导致你的工作效率急剧下降。
解决这个问题的方法很简单：把这些微型任务放在一起，空出30至45分钟来处理它们。这么做能够让你一个接一个，专心的处理这些事项，而且不会分散你对重要工作的注意力。因为你会单独留下一段工作时间来解决这些问题。
如果可以的话，尽量把情境相关的任务放在一起处理。例如，如果你需要回覆几封电子邮件，请将回覆每一封电子邮件视为单独的待办事项，然后在单独的批次处理时间，一次整批处理所有需要回覆的电子邮件。同样的，如果你需要在家里做几项家务，那么把它们放在一起，然后同时解决这些事。
处理相关的待办事项，可以最小化转换成本。如此一来，你可以在更短的时间内完成更多工作，并减少整个过程中所犯的错。
对挫败感保持警觉
对任何任务管理系统来说，最大的威胁之一就是力不从心。
毫无疑问的，你肯定曾在某个时候经历过这种感觉。例如，当你查看你的电子邮件时，你在看到收件匣中有数百封信之后会感到沮丧。当你检视你的总待办清单时，会因为它很繁多、缺乏任务相关的情境而感到气馁。当你检视你的每日待办清单时，会因为发现你列的事项是不明确的专案，而不是可行的任务而觉得丧气。
如果它在你的脑海里生根，它就会吸走你的热情、熄灭你的动力，并且阻断你的创造力。
基于上述理由，你必须对挫折感保持警觉。你必须时时刻刻保持戒备。你身边的各种情况会同时让你觉得工作量超载。例如，你的老板可能会把越来越多的责任强加在你肩上。你的同事可能会企图把他们的待办事项委托给你。你的另一半可能会在你不断增加的义务清单中增加事项，却没有意识到你没有多余的脑力可以即时处理这些义务。
别低估了挫折感使人消极的力量。它会使你压力增加、让你更容易分心，并且妨碍你完成重要的事情。
根据情境定义你的待办清单
比如，你应该详列专案的相关任务；活动的类型（分析型、创造型等）， 以及这项任务是否有任何地点上的限制。
一开始，注意这些细节或许看起来很浪费时间。但是若要维持待清单系统的顺利运作，这些细节就极为重要。当你为你的总清单里的任务加上情境时，你就可以快速分辨出，你应该进行哪些任务。
举例来说，假设你负责一项即将截止的重要专案。你会把重心放在推进这个专案的任务上（根据专案的情境）。
或者，假设现在是下午3点左右，你的精神状况很差。你可以专注于无需动脑的工作上（像是输入资料、清理你的办公桌等），而不是去进行分析型或创造型的工作（根据活动类型的情境）。
或者，假设你正在办公室里。你会关注只能在办公室里完成的待办事项（根据地点的情境）。
任务相关的情境会指引你的决策，让你知道接下来应该执行哪些任务。虽然提供情境的细节需要先花一些时间，但这么做可以简化之后的决策过程。这是个很好的投资。
进行每周回顾
每周回顾非常重要。这么做能为系统带来很大的差别，差别在于它是激励你完成重要事情的系统，或是鼓励你拖延的系统。两者的差别决定了，你是否能成功追踪你需要做的所有事，或是让这些事被遗忘而没有完成。
大部分的人都忽视了定期进行回顾。他们认为没有必要。他们认为自己对工作量有十足的把握，因此正式的回顾只是在浪费时间。
这可能确实是符合你的情况。假设你的总清单上的事项少于十几项。你或许可以在不进行每周回顾的情况下，追踪所有事情。
但是情况通常是，你需要追踪的事项远超过十几项。如果你有任何的责任或目标，在不进行定期回顾的情况下，你的总清单肯定会增加到无法管理的地步。请相信这点。
更新你的目标清单
你的目标会决定你如何使用你的时间。它们让你清楚的知道你想实现什么，包含短期内或是几年后想实现的目标。
你的目标让你为自己负责。当你知道你想实现什么目标时，你会意识到你做出的每个决定，是让你离你的目标更近，或是让你离目标更远。
当你知道必须完成某项任务的原因，而且原因与你想达成的目标一致时，你就会把目光集中在这项任务上。你会把它当成优先事项。
每月检查并更新你的目标。这么做能有助于你，维持待办清单系统的顺利运作。
