开会准备的资料，在上司眼中却是废纸？工作不能蛮干！检视3个工作陋习，教你抛弃「无用的努力」
改变运用时间的方式，是达成「有用的努力」的准备。方法有很多，但我希望各位先重新检视自己是否陷入「时间＝努力」的错觉。
1. 还在用时间展现责任感？
虽然现在的状况已经大不相同，但我刚进入麦肯锡的某国办公室时，大家依然对长时间劳动习以为常。工时甚至长到连欧美办公室的同事都觉得不可思议，「为什么某国人要工作到这么晚呢？」
造成某国工时过长的理由有很多。举例来说，这或许是在高度经济成长期，从早到晚拼命工作的上班族所保留下来的生活型态。又或许是因为受到长时间通勤的生活环境影响，让上班族觉得提早回家也没有足够时间能够享受私人生活，还不如把时间花在工作上。
我自己本身也曾与麦肯锡的伙伴讨论过这个问题。我们认为当时某国办公室工时过长的主要原因有2。
第1个原因是「某国企业如果不连方法（How）都决定好，就无法做出决策，所以有大量的工作必须彻底讨论出结果，如此一来无论是客户还是顾问，工作时间都必然得拉长。」
第2个原因是「用时间展现责任感」。花大钱请顾问对当时多数的某国企业而言是少见的举动，而这些企业的员工，当然也都牺牲休闲时间努力工作。所以在多数情况下，顾问也必须透过「工作到半夜」「把时间彻底花在工作上」的方式来展现自己的责任感，否则无法获得客户信赖。
前者牵涉到经营形态的差异，不能说完全是错的，但后者「长时间劳动很重要」的意识，却是某国企业根深柢固的陋习（错误的思维模式）。
虽然现在加班本身没有意义的观念已经普及，但「时间＝努力」的错觉，却出乎意料依然深植于某国上班族的脑海里。
2. 回家再做比较轻松？
妨碍有用的努力的「障碍」，不是那么简单就能突破，但是我们有许多方法可以主动抛弃无用的努力。请先从自己做得到的事情开始，着手准备实现有用的努力。
最简单的方法就是准时下班。 「总而言之决定截止时间」是我在麦肯锡工作时，从老前辈身上学到的方法，而我也是这样建议后辈。
「无论留下多少工作，晚上8点一定要下班。」
「就算该做的事情堆积如山，周末也绝对不工作。」
换句话说先决定结束的时间，再配合这个时间行动。如果时间一到就停手，无论是什么样的工作内容，刚开始都一定会做不完，工作也会停在一个半上不下的地方。
放着做到一半的工作就下班，一定会觉得不安吧？就算周末放假休息或出去玩，也会在心里挂念工作摆着不管似乎有点不妙。但是请你忍住，坚持准时下班。最重要的是如此一来能够促使你认真思考「该如何在有限的时间内完成工作？」
人就算理性上能够理解提高效率比较好，也很难改变做事方法。
「用心工作，早点回家」虽然是一句美好的标语，但我们即使听进去也很难实现。因为就某种意义而言，多工作几个小时比改变工作方法更轻松。
请想象一下开车到远处兜风，结果回程时却因为高速公路大塞车而被卡得动弹不得的情况。用心工作早点回家，就像是在大塞车时为了早几分钟到家，而利用导航与地图，想办法拟出一条脱困路径。沿着高速公路走走停停虽然比又是调查、又是思考，想尽办法找出脱困路径来得轻松，但理所当然花的时间也比较多。
但如果有了实际的限制，用心就不再是标语，而是「必须做的事情」。
当目的不再只是「总之回得了家就好」，而是「必须在几个小时内回家」，就不得不想办法拟出一条脱困之路。换句话说有了这样的限制之后，人才会开始准备实现有用的努力。
3. 是整理资料，还是产出「废纸」？
假设你被上司叫去开个简单的会，讨论目前手边正在进行的工作，而现在距离开会还有一点时间。
有些人在这时候，会不管三七二十一就将自己负责的部分整理成书面资料带去，譬如整理成2张A4纸。这种准备周到的行为乍看之下相当了不起，然而真的称得上是有用的努力吗？
一听到开会就反射性的制作书面资料，是束缚住许多上班族的「紧箍咒」。
我在麦肯锡的时候，周遭的年轻顾问在与客户开会或与我开会时，也绝对不会空手出现。他们几乎每个人都会准备一些资料。
但是「不管三七二十一」制作的书面资料，只是在浪费时间而已。严格来说这些「不管三七二十一制作出来的资料」与其说是产出，还不如说就是几张废纸。为了制作几张废纸而浪费宝贵的时间就是坏的努力，除此之外什么也不是。
这些人之所以会制作「废纸资料」，是因为烙印在潜意识中「资料等于工作」的观念，以及先入为主觉得「空手等于没有准备」的想法。草案也好、草稿也好，虽然名称各不相同，但花时间制作资料，还是会带给人认真工作的错觉吧？
资讯不足也是产生「废纸资料」的原因。无论是和上司开会的资料也好、给客户看的企划书也好，有些人还没准备好制作文件所需的资讯，就不管三七二十一开始制作书面资料。也有一些上司会随口命令部下「总之先试着制作些草案吧！」
但部下制作资料时，如果没有明确理解上司的意图或是会议的目的，制作出来的资料就会被上司指责「缺少最重要的资讯」或是「搞错了前提」，最后导致不得不重做。这时部下才终于重新制作出正确资料，但为了制作那些「不管三七二十一的文件」所耗费的时间，就全部浪费掉了。
努力的品质好坏虽然与公司的文化、上司的个性及本人的个性有关，但如果资讯流通不顺畅，就会产生这种无用的努力。很多公司不都陷入这种上司没有充分传达，部下也不敢要求正确资讯的恶性循环吗？
如果想要避开「制作不管三七二十一的文件」的错误努力，有3项重点必须注意。
1）果断做出开会就要空手的决定。这么一来你应该就会发现原本带了多少废纸。
2）如果你的立场是主管，首先应该一开始就致力于传达正确的资讯。能够做到这点就会省下许多浪费时间的状况。
3）如果你的立场是部下，则需要进行详细的确认。你可以直截了当地问主管「制作资料的目的是什么」「必须强调哪个重点」。因为主管拥有的资讯量压倒性的多，所以原本就应该向他们确认这些问题。
花庞大的时间制作大量的文件，不代表能够交出高品质的成果。 「在成果相同的情况下，尽可能缩短耗费在上面的时间、精力并减少文件量」这样的想法才是有用的努力。如此一来应该能够制作出论点明快，而且制作起来省时、阅读起来省力的完美资料，并且让资料在会议中得到充分运用。
