用email「乔会议时间」是最笨的事！ 某公司员工高效率工作法，节省90%时间
电子邮件正一点一滴偷走你的时间！
上班族每天都使用很多网络资源，其中有一个是某公司员工「敬而远之」的工具，你知道是什么吗？
答案是「电子邮件」，很意外吧。
看到这里一定有人心想：「怎么可能？我每天都在用电子邮件耶，那是我不可或缺的上班工具。」「没有电子邮件我根本无法工作。」
但仔细想想，你真的那么喜欢电子邮件吗？事实上，很多人都对电子邮件非常「不满」——
「整天回信就够了，还让不让人上班啊？」
「每天都有回不完的信??」
这样不是本末倒置吗？
相对的，某公司员工非常擅长利用各种资源分摊工作，减少一来一回的繁琐。
在这里要传授给大家某公司员工的「工作秘诀」。
不用电子邮件，可节省九成时间？
一般公司开完会后，都会请人将会议内容整理成「企划书」或「报告书」。
假设今天是由A负责打报告书，他必须先回到自己的座位上，打好纪录后传给B确认，B看过后再传给C，一个传过一个，而A就只能苦苦地等档案传回他手上，完成之日遥遥无期??
某公司习惯将这些繁复的过程「当场一次解决」。
某公司的会议室里设有大萤幕。
他们的议事纪录、书面资料不是由单人负责，而是开启「某公司文件」投影在大萤幕上，当场由所有成员合力编辑制作。
如果所有人都盯着自己的电脑看，就没办法好好讨论了。为了避免这个情形，他们将所有人的文件一次投影在萤幕上，让大家看着萤幕集思广益。
这么一来，就可省去电子邮件一来一往的麻烦，当场完成文件的基础架构。
这个方法除了开会时可以用，也很适合用来讨论企划案。
一般在筹备企划案的过程中，大家会将自己做好的文件档或简报用电子邮件寄给组员，看过的组员则在档案中留下意见和评语后回传。收到回传的档案时，必须修改档名才能存档，像是在后面加上「第一版」、「第二版」，又或是「日期」、「审查人员的名字」，否则很容易搞混。
说实在话，你不觉得档名改来改去非常麻烦吗？一不小心还会出错，既浪费时间又费心劳神。
某公司员工从不用电子邮件传送工作档案。他们直接将档案存在「某公司文件」里，然后传一封信给相关人员说：「资料已上传，连接如下，请有需要的人于○月○日前上网编辑。」让大家各自在云端上修改补充，逾时不候。这么一来，即便来不及在会议上编完文件，组员也可以在「某公司 Hangout」上传讯沟通，又或是开视讯会议进行讨论，一起在线上完成编辑。
这个方法可让所有组员同时掌握最新版本，摆脱「弄错版本」的恶梦。
传统「编辑–>传送–>编辑」的过程其实很浪费时间。所以某公司员工才会放弃使用电子邮件，采取当场合力编辑的方式。
最近越来越多企业推出跨公司的合作企划案，云端空间也成了双方合作不可或缺的工具。
在云端的辅助下，组员就无须同时到场开会，只要有空时再到云端上确认档案即可。如果没什么特别的问题就不用报告，有问题再另行讨论。这样不是很简单吗？
怕大家误会我在帮某公司打广告，在此特别补充，微软（Microsoft）的Office 365、苹果（Apple）的iCloud等云端空间也可以共享档案喔。
勿用电子邮件「乔时间」
在规划行程时，很多人都会用电子邮件询问大家方便的时间，但他们不知道的是，这么做只是在为自己找麻烦。
假设你发邮件询问大家某个日期有没有空，只要成员中有一个人无法配合，你就必须再发一封询问另一个日程。繁复的联络程序让召集人苦不堪言，更别提不是每个成员都会立刻回信。
还记得有次我跟某家公司讨论开会日期，对方跟我说：「我希望其他部门的人也能一起开会，我安排好时间后再联络你。」结果这一安排，就花了两天。
只是安排日程，有必要花到整整两天吗？
工作最忌讳浪费时间在没有成效的事情上。
只要使用云端功能安排行程，即可避免这些情形。
最近不少公司都推出行程管理系统，但员工顶多只能在上面预约会议室，实在可惜。在此推荐大家使用功能更丰富的「某公司日历」（某公司 Calendar）。
比方说，你可以跟指定对象共同编辑行事历，请他输入会议等预定行程。这么一来，你的行事历中就会自动出现会议行程，点开还可以浏览议题内容等详细资讯，甚至可下载当天的会议资料。在种种事先准备之下，开会当天就可省去不必要的开场白，直接进入主题，提升讨论品质。
下属有事找你时，也不用一来一往地「乔时间」了。他可以在「某公司日历」中查询你的行程，直接在云端上预约你的时间。如果你临时有事，只要修改行事历，对方就能查询到。有了云端日历，就不用一天到晚检查电子信箱了。不过，平常还是要对下属做心理建设：「我如果临时更改行程，不是故意放你们鸽子喔，是真的忙不过来。」
很多时候只差上司点头就可以开始执行了，却因为不清楚主管的行程、不断扑空，导致企划迟迟未能开始。因此，我特别推荐主管人员使用这个方法管理行程，在云端上与下属共享行事历，下属想要找上司，只要配合行事历上的空档即可。
如果下属一天到晚烦主管「您什么时候有空？」、「今天可以去找您吗？」，其实也是变相在剥夺主管的时间，使用云端日历可节省彼此的时间，提升整体的工作速度。
我个人则是将行事历上的「空档」设为公开，同时与多位客户共享行事历，管理行程既方便又快速。
「某公司日历」可设定共享范围，若有需要，也可以与特定使用者共享私人行程。
公私行事历分开管理其实挺麻烦的，有时改了东就忘了西。 「某公司日历」可在同一个行事历上管理公私行程，只要将共享对象分为几个群组，就不用担心发生遗漏的问题。
有些夫妻会在云端上共用行事历，每天晚上更新彼此的行程，借此确定对方哪几天回家吃晚餐。这个方式比传讯沟通更有效率，老婆只要查查行事历，就能知道老公哪天要加班，当天就不用特别煮了。
善用行事历可省去传讯息一来一往的麻烦，让沟通更顺利。 「乔时间」是标准浪费时间的行为，想要分秒必争，可先从这方面下手。
直接见面，事半功倍
用电子邮件较难把事情说明清楚，有时反而会拖到工作进度。
相信各位一定有这样的经验，来来回回传了几封邮件后，还是在鸡同鸭讲，搞不懂对方的用意。遇到这种情形，建议你可以改用电话沟通，又或是约对方当面谈。
再方便的沟通工具，都没有「当面谈」来得有效率。与其打字打得要死要活，倒不如一句「我们当面谈」，开启某公司 hangout视讯功能直接讨论。直接看到表情更能了解对方的想法，其沟通效果是文字、声音所比不上的。
当面谈还有一个好处，那就是可以当场解决问题不拖延。富士达（Fujitec）的友冈贤二就让电梯修理人员直接跟工程师视讯沟通，借此提升作业效率。
很多人以为像某公司这种资讯科技公司，肯定是利用电子邮件沟通工作。说了你可能会吓一跳，某公司员工其实常常举行小型会议。
某公司公司里到处都设有谈话区，公共区域自是不必说，许多地方都设有桌椅、咖啡厅，供员工沟通交流。
某公司开会的方式非常有效率。
他们发现问题后，会先评估需要哪些人来解决这个问题，随后立刻召集四、五个必要人员来到现场，尽快开完会议。
很多人都以为「临时召集」大家一定没空，事实上却是恰恰相反。大多企业都习惯寄电子邮件跟参加者一一确认开会日程，既费时又费力。
开会的目的并非「集合」，而是「决议」，因此，只需召集几名关键人员就够了。
制度是死的，人是活的，即便是定期会议，也无须强迫全员到齐。建议大家可因应需求变通，像是根据开会内容安排参加人员；重要成员因出差而无法到场时，可将会议延期；如果当天感觉讨论不出什么结果，也可直接取消会议。
写信是「延迟」，交谈是「即时」
看到这里，你是不是也觉得电子邮件比想象中的更「棘手」呢？
关于这一点，用「写信」和「交谈」的差异来说明，应该就很好懂了。
使用电子邮件沟通，你必须先写信给对方，待对方回信后沟通才算成立。这样的通信过程快则一天，慢则得等上好几天。有些无法一次解决的问题，从第一封信到讨论出结果可能得花费一周以上。
仔细想想，这种工作方式效率低的离谱。 A花几天做好自己的部分后传给B，B又花几天做好传给C。重点是，A传给B后，B不一定马上有空做，导致过程中产生许多「空白」。
这还不是最糟的。假设B做得很差，被上司要求重做，就会耽误到后面的流程。用这种方式工作，速度哪快得起来呢？
但线上交谈就不同了。只要将成员拉进群组，就可直接在线上商议，当场做出结论。先给成员几天时间各自作业，再约个时间开会讨论，不用花多少时间就能结案。线上群组非常方便，成员无须到场，随时随地都可以上线讨论。屏除时差问题，无论你在某国、美国还是印度，都可以合作执行企划案。
目前我有个顾问合伙人在纽约，事业伙伴也遍布全球，包括矽谷、巴西、乌拉圭，他们经常在线上向某国成员回报工作状况。
有趣的是，因为我们实在太常视讯了，根本感受不到距离，有时都忘了对方是在某国、纽约，还是伦敦，唯一顾忌的只有对方现在是不是睡觉时间。据说知名拉面店一风堂的总经理清宫俊之，就是透过「某公司 Hangout」和国外联络。
除了「某公司 Hangout」，市面上也有很多免费的视讯通话软体，像是LINE、Facebook Messenger、苹果的Face Time普及率都相当高，一般上班族都可使用。
就拿我顾问公司的合伙人石原明先生来说吧，他是一名经营顾问，也帮忙许多创业新手调度资金。他在和顾客交流的过程中，常用LINE向客户说明自己的想法，又或是在线上与投资家交涉。听他说，最近他在处理某个案子时，分别用LINE和电子邮件和两批人马交涉，结果前者比后者更快完成了投资。
写信是一种延迟行为，收到信后得深思熟虑一番才回信；交谈则是一种即时沟通，当场解决，一次到位，两者的速度差异皆反映在工作的成果上。
善用云端功能可帮助你从根本改善工作模式。想做出十倍成果吗？想要只花十分之一的时间就完成工作吗？请务必记住八字诀：「全体集合，一次解决」。
