周休三日，还送一整月的假，竞争力却不减反增！从这公司的大胆实验，看高效时间控管3心法
2007年夏季，软体公司37signals（现已改名为Bawecamp）展开一项实验：缩短5天的工作日为4天。他们的员工似乎能在少一个工作日的情况下做同样多的工作，所以他们决定永久实施这项改变，每年5月到10月，37signals员工只要工作周一到周四（顾客支援部门除外，仍然每周营运5日）。公司办公人员佛列德（Jason Fried）在部落格的贴文谈到这个决定：「人应该享受夏日的天气。」
过没多久，商界媒体开始出现抱怨的声音。佛列德宣布公司每周工作4天的几个月后，新闻记者韦斯（Tara Weiss）在《富比世》写一篇批评文章，标题为〈为什么每周工作4天行不通〉，她总结对这种策略的质疑如下：
把40小时挤进4天未必是有效的工作方法。许多人发现，一天工作8小时已经够辛苦了，要求员工多工作2小时可能导致士气和生产力下降。
佛列德迅速回应，在一篇标题为〈《富比世》误解每周工作4天的重点〉文章中，他先同意韦斯的前提，把40小时挤进4天对员工是沉重的负担，但他澄清，这不是他的用意。 「每周工作4天的重点是做更少的工作，」他写道：「不是每天工作10小时，而是4天正常的工作8小时。」
乍听之下可能让人感到困惑，佛列德先前宣称，他的员工4天内做完的工作抵得上5天。不过，现在他宣称他的员工工作时数变少，两种说法可能都对吗？差异就在于浅薄工作的角色。佛列德解释说：
很少人能一天工作8小时。你在开会、被打断、浏览网络、勾心斗角和私人事务这类在工作日很寻常的事情中间，能工作几个小时就已经很幸运了。
减少正式工作时数有助于从工作周中挤出精华。一旦每个人只有较少时间把正事办好，他们会更尊重工作时间。员工变得对他们的时间更小气，而这是好事，他们不浪费时间在无关紧要的事。如果你的时间较少，通常你会更善加利用。
换句话说，37signals每周减少工作时间，减少的浅薄工作远多于深度工作，由于后者大致不受影响，所以仍能完成重要事项。平时似乎紧急的浅薄工作，出乎意料的其实可有可无。
对这个实验的自然反应之一是，如果37signals再更进一步会有什么结果。如果减少浅薄工作的时数对达成的绩效毫无影响，那么，要是不仅减少浅薄工作，还以更多的深度工作取代省下来的时间，又会如何？所幸这家公司很快的又把这个大胆的构想付诸实现，让我们的好奇心得到满足。
佛列德向来对某公司等科技公司的政策感兴趣，某公司给员工20％的时间做自己拟定的专案，虽然他喜欢这个构想，但从忙碌的一周中拨出一天仍嫌不足，因为要创造出真正的突破，需要不间断的深度工作。 「我宁可把5周的5天集中变成连续的5天。」他解释说：「所以我们的想法是，给人们一段不被打断的较长时间，得到的结果会更好。」
为了测试这个构想，37signals采取相当激进的做法，这家公司让员工整个6月放假，以深入研究他们自己的专案。这整个月是一段免除浅薄工作义务的时间，没有进度会议、没有备忘录，以及谢天谢地没有PowerPoint。到了月底，公司举行「推介日」，让员工推介他们研究的创意。佛列德在《企业》（Inc.）杂志的文章中总结这个实验，宣称大获成功。推介日带来两个很快开始生产的专案：一套更好的顾客支援工具，和一套协助公司了解顾客如何使用产品的资料视觉化系统。公司预期这些专案将为37signals带来重大价值，但如果雇主没有提供员工不受干扰的深度工作时间，它们几乎确定不会诞生。要发掘出这些专案的潜力，需要数十小时不中断的努力。
「我们怎么负担得起让营运停止一个月，『浪费时间』在创意上？」佛列德反过来问：「我们怎么负担得起不这么做？」
37signals的实验凸显一个重要的事实：越来越支配知识工作者的浅薄工作，其实很多时候，重要性都不如当下的感觉。对大多数企业来说，取消大部分的浅薄工作，营运绩效很可能不受影响。而且正如佛列德的发现，如果不仅取消浅薄工作，还以更多的深度工作取代省下来的时间，企业不仅可以持续运作，而且可能更成功。
这个原则就是把这种思维应用在个人的工作生活上。以下介绍的策略是为了协助你严格区别你的浅薄工作，将它们降至最低程度，留下更多时间给重要的深度工作。
不过，在细谈这些策略前，我们得先面对这种反浅薄的思维有它的限度。深度工作的价值远超过浅薄的价值，但这并不表示你必须不切实际的把所有时间投资在深度。首先，大多数知识工作的职务需要不少浅薄工作才能维持，你也许可以避免每10分钟检查一次电子邮件，但不可能不回覆重要讯息。换句话说，我们应该把这个原则的目标订为：减少日程表上的浅薄工作，而非消灭它。
还有一个问题是认知能力的极限，深度工作很消耗精神，因为它把你推向能力的极限。绩效心理学家曾深入研究个人在一定时间能持续做多少事。佛罗里达州立大学教授艾瑞克森（Anders Ericsson）和他的同僚在刻意练习的论文中谈到这些研究，他们指出，对这类练习的生手来说，每天1小时是合理的极限；对已经习惯严格练习的老手，极限可能拉长到约4小时，但很少能更久。
（刻意练习，与深度工作的定义有很高、但不完全的重叠。就本书的目的来说，深度工作属于高认知需求的工作，刻意练习则是这类工作中具有代表性的一种。）
重点在于，一旦达到一天的深度工作极限，如果尝试再多做一些，成效就会降低。因此，只要你一天安排的浅薄工作不会排挤到最大限度的深度工作，就不至于造成损害。你可能觉得这应该很容易，一般的工作日是8小时，就算是能力最强的深度工作者，也很难在真正深度状态超过4小时，所以你可以安全的把半个工作日用在浅薄工作。但这种分析的危险是，这段时间很容易消磨，尤其是考虑到会议、约谈、电话和其他例行事务的影响。对许多职务来说，这类事务的耗费，可能让你只剩下短得出奇的时间能够不受打扰的工作。
例如，我的职务是教授，传统上较少受这类杂务的影响，但即使是如此，杂事仍占据我时间的一大部分，特别是在学年期间。随便拿我上学期日程表上的一天为例，我从11点到12点开会，1点到2点半又是另一场会议，然后3点到5点教课。这个例子里，我8小时的工作日只剩下4小时，即使我压缩其余的浅薄工作（电子邮件等）到半小时，仍然达不到每日深度工作4小时的目标。换句话说，尽管我们没有能力整个工作日沉浸在幸福的深度中，但这并未解除我们应该减少浅薄工作的迫切性，因为一般知识工作者的工作日比人们想象的更支离破碎。
总结而言，我建议你以怀疑态度看待浅薄工作，因为它的危害往往被大幅低估，它的重要性则被大幅高估。浅薄工作是无法避免的，但必须限制它在不影响你从充分利用深度工作能力的范围内，因为深度是最终决定你发挥价值的事。接下来的策略将协助你达成这个目的。
■ 策略1──安排工作日的每一分钟
如果你介于25岁到34岁，住在英国，你看的电视可能比你想象的多。 2013年英国电视监管当局调查人们看电视的习惯，这项调查估计，25岁到34岁年龄层的受调者，每周花15到16小时看电视。这听起来好像很多，但实际上是严重低估的数字。我们知道低估是因为，谈到看电视的习惯，我们有反映真正情况的资料。英国广播电视视听众研究委员会（BARB；相当于美国尼尔森公司﹝Nielsen Company﹞）在代表样本的家庭安装计时器，客观公正的记录人们实际看电视的时间，发现自认每周看电15小时的25岁到34岁年龄层，实际看电视的时间约28小时。
错估时间，不只出现在英国人看电视的习惯，在各式各样的自我行为估计中，总是看得到类似的错估。在一篇谈论这个一主题的《华尔街日报》文章中，商业作家范德康（Laura Vanderkam）指出更多这类的例子。美国国家睡眠基金会（NSF）调查，美国人自认平均每晚睡约7小时，但实际测量美国人睡眠的「美国人时间使用调查」纠正这个数字应该是8.6小时。另一项调查发现，宣称每周工作60到64小时的人，平均每周工作可能只有44小时；而宣称工作超过75小时的人实际上工作不到55小时。
这些例子凸显一个重点，我们每天花很多时间在「自动驾驶」上──不去想我们怎么利用自己的时间。这是一个问题。如果你不坚持保持深度与浅薄工作的平衡，养成习惯在行动前停下来自问：「现在做什么最好？」你将很难避免无关紧要的事悄悄占据时间表的每个角落。下面介绍的策略，目的就是强迫你采取这种行为。这个概念刚开始你可能觉得很极端，但很快的，它将证明对你追求充分利用深度工作的价值是不可或缺：安排你一天的每一分钟。
我的建议如下：在每个工作日开始时，翻开专为这个目的而准备的横线笔记本新的一页，在左侧由上而下每一行标示一天的1小时，涵盖你工作日的所有时间。接着是重点，把工作日切出数个时段，指定每个时段的工作。例如，你可能切出上午9点到11点，指定在这段时间写一家客户的新闻稿。你就画一个方块，把对应这段时间的三行框起来，在方块上写「新闻稿」。不是每个时段都需要指定工作，有些时段可能用于午餐或休息。
为了保持干净清爽，时段最少应该要有30分钟，占页面上的一行。这表示，不要把当天的每一项小任务，例如回覆上司电子邮件、填退费表、问卡罗有关报告的事等，都画一个小方块，你应该把小任务集中成更概括性的工作方块。这时候，你可以用一个辅助的方法，从工作方块画一条线到页面右侧的空白处，在那里列出你准备在那个时段完成的所有小任务。
完成工作日的时间安排后，每一分钟应该都属于一个时段。事实上，你已经安排好工作日的每一分钟，每一分钟都有事要做。这一天就以这份时间表来指引你工作。
当然，大多数人会立刻碰上问题。从工作日一开始，你的时间表可能（通常都会）出现两个问题：第一是你可能估计错误，例如，你可能计划以两个小时写新闻稿，实际上却花了两个半小时。第二个问题是，你会被打断，新的义务出乎意料的出现在你的工作时段中，这类事情也可能打散你的时间表。
这不是大问题，如果你的时间表被打乱，你应该一有机会就花数分钟修改其余时间的安排。你可以换新的一页，也可以擦掉方块，重画时段，或者照我的方法做：在旧方块上打叉，然后在右侧重画新方块（我都画窄窄的方块，才有空间做修改）。有些时候，你可能需要修改5、6次。别因为这种情况而气馁，你的目标不是不计代价坚守订好的时间表，而是随时都清楚知道你接下来要做什么，即使这些决定随着一天过去一再被修改。
如果你发现修改时间表的频率让你不胜负荷，有几个技巧可以让它稳定些。第一，你应该认清，你永远会在一开始低估大部分事情需要花的时间。刚开始培养这种习惯的人，往往一厢情愿的拟定时间表，以最佳情况设想他们的一天。但慢慢的，你应该可以更精确的（甚至略微保守的）预估工作所需时间。
第二个技巧是，利用「溢位方块」。
如果你不确定一项工作要花多少时间，就先画上预期的时间方块，再增添一个额外的方块。如果需要更多的时间，就利用额外的方块来继续完成它。不过，如果你准时完成这项工作，就为额外的方块分派另一个用途，例如一些不紧急的任务。这让你得以顺应一天中无法预测的事，而不需要一直修改画在纸上的时间表。拿前面提到的写新闻稿为例，你安排2个小时写新闻稿，但再增添1小时的方块，有需要时就可以继续写新闻稿，不需要时则分派用来检查和回覆电子邮件。
我建议的第三个技巧是，更自由的使用你的工作方块。为你的工作方块分配较长的时间，比你预期完成一项工作需要的时间还长。典型的知识工作者一天会有许多事情发生，有一些时段可以用来处理意外，会让事情更顺利。
在你执行这个策略前，我得先解决一个常见的反对意见。根据我推荐这个方法的经验，我发现许多人担心这种规画会变成绑手绑脚的负担。例如，一位名叫乔瑟夫的读者在我写到这个主题的部落格贴文上评论：
我想你太低估不确定因素的影响……读者若太认真采用这个方法，与时间表建立强迫性和不健康的关系，导致过度夸大计算时间的重要性，超过对工作的投入，而后者正是我们所谈的，艺术家的方法往往是最好的方法。
我了解这种顾虑，而且乔瑟夫当然不是第一个提出的人。不过，这也很容易解决，我每天安排时间表时，除了例行安排沉思和讨论的长时段外，还有一个原则是：如果我有重要发现，那就是完全正当的理由，可以忽视当天其余的安排（当然，不能省略的工作例外）。因此，我可以继续探索意外的发现，直到失去动力，这时候，我再退回来为一天剩下的时间重建时间表。
换句话说，我的时间表不但容许、还鼓励即兴的改变。乔瑟夫把时间表的目标，误解为强迫你按照僵硬的计划行事。时间表的目的不是束缚，而是深思熟虑。这是一种简单的习惯，迫使你持续花片刻思考你的一天，自问：「其余的时间做什么最好？」这种习惯要求的是结果，而不是坚持固定不变的方法。
我什至认为，这种结合安排所有时间、必要时顺应或修改计划的方法，更能让体验创意，胜过采用较传统的、任由一天的时间流逝而未加管理的方法。如果未加管理，很容易让你的时间流于浅薄，电子邮件、社群媒体、浏览网络……这类浅薄行为虽然可以满足一时，但不会带来创意。另一方面，透过组织你的时间，你可以随时调度时段以探索一个新构想，或深入思考有挑战性的事，或是在固定的时段从事脑力激荡，这些都是较可能激发创新的深度工作。 （回想我在原则一谈到，许多伟大的创新思想家都遵循固定的仪式。）因为你愿意在创新构想出现时放弃你的计划，当谬斯驾临带来创新灵感时，你也已经做好准备。
总结而言，这个策略的目的在于认识深度工作的习惯需要你尊重看待你的时间。培养这种尊重看待的第一步就是：安排工作日的每一分钟要做什么。刚开始你会抗拒这种做法是自然的反应，因为任由内在的随兴和外在的要求来你的支配时间肯定容易得多。但如果你想发掘自己创造价值的潜力，就必须克服对这种管理方法的不信任。
