工作能力强的人，这样整理书桌！杂志2年就丢、说明书保留不超过5年
工作能力强的人的做事顺序
悟性强的人，想必已经知道我想说什么了。事实上，这3项规则，就是工作能力强的人的做事顺序。简单来说，这个方法就是将自己「重新设定在单纯状态中」，目的是彻底解除你四周及脑中凌乱的状态。
首先，从第1条规则「舍」开始。
桌子周遭的文件、物品，以及每天都在接触的资料当中，需要的东西和不需要的东西一定都混杂在一起。只保留真正需要东西，让凌乱状态回到简单状态的行为，就叫做「丢掉」。
第2条规则「活」，是指活用透过「丢掉」严选出来的物品、资料，带来工作成果。
我提出一个具体的思考方法，就是「无库存主义」（Just In Time，指及时生产，是一种以控制库存量来降低成本的策略）。详细情形后文会再说明，但简单来说，就是「必要的时候，确实、有效、灵活利用必要的资料和物品」；这就是「活用」。
假设「丢掉」和「活用」是工作能力强的人实践「舍、活、续整理术」的关键技巧，第3条规则「续」，就是让效果呈现半永久性状态的机制。如果你处理问题，像「对症疗法」（Symptomatic treatment）一样，症状消失就停止治疗，那效果只会是暂时性的，最后一定会恢复先前的混乱状态。
「桌上乱七八糟，该整理了！」每个人一定都有这种经验，但这种整理只是暂时的，整齐的状态并无法长久持续，所以大家都很烦恼。本书提出的「续」，就是要从根本为大家解决这个烦恼。接下来，我就要针对这3条规则做具体的说明。请大家努力学习，把「舍、活、续整理术」当作是日常的基本动作。
设定「有效期限」，过了就丢
现今有很多资料、资讯、物品，都不费吹灰之力就能轻松取得。这个时候，就更需要有「果断丢掉」的勇气。但事实上，还是有很多人会如此找借口：「嫌麻烦」、「有一天可能会用到」，无论如何就是无法丢弃。
「无法丢掉的理由」，是因为以下两种心态在作祟：
一、总有一天会派上用场
第一种心态是「只要拥有它，总有一天应该可以派上用场」，这种预设性心理，令人很难下定决心扔掉物品。这种人可以说是将资料、物品的目的，由原本的「利用」变成「拥有」了。如此一来，就会慢慢的过度保存，甚至沦为「搜集癖」。
二、只有放在自己手边才能安心
另外一种心态是「只有放在自己手边，才能够安心」，所以桌子的周遭往往会用物品、文件筑起高墙。这种人只有在文件、物品的层层包围之下，才会觉得自己拥有可以安心工作的「圣域」。在此建议有这两种心态的人，不论是在获得资料或是制作文件时，都和食品一样设定「有效期限」，只要过了有效期限，就无条件丢掉。
你可以根据用途、性质，将资料、物品归纳成以下三种类型。要判断手边的东西是属于哪种类型时，即可派上用场。
有效期限（1）6个月～最长2年
价值会随着时间而递减的东西。例如：文件、新闻报导、杂志报导。
有效期限（2）3年～5年
机能会老旧的东西。例如：电脑、使用说明书、型录。
有效期限（3）长期持有
放越久越有价值的东西。例如：预测的报导、日志、日记、回忆档案夹。
活用7个道具，乱得恰到好处
在办公室里，有7个道具可以供大家使用，这些东西其实也不是什么特殊的道具──钉书机、便利贴、长尾夹、萤光笔、透明档案夹、彩色标签、B6便条纸──都是我们垂手可得的简单用品。每一种用品都有统一的规格，而且坚固、耐用。另外，这些东西在文具店都买得到，而且价格相当便宜，所以大家使用起来应该都能随心所欲，不会有任何顾忌。
请大家一定要备齐这7个道具，而且要精熟使用方法。如此一来，一定能够提升每天的工作效率。
（1）钉书机
可携式的小型钉书机最方便。和备用钉书针组合成套，钉书针用完的时候，就不会慌张。
重点：可轻松固定、黏贴、装订的万能小道具，可以当作固定文件的道具使用。不需要用胶水，也不需要在文件上打洞，非常方便。
（2）便利贴
颜色至少3种，请选择2.5公分和7公分的正方形便利贴。
重点：任何地方都可以贴，而且可以撕下来。将尺寸和颜色搭配在一起使用，就可以当成「标记」、「便条纸」使用。
（3）长尾夹
请准备夹口5公厘和7公厘的长尾夹。
重点：回纹针很容易脱落、报夹很占收纳空间，使用起来都有些不方便。请根据文件的厚度选择长尾夹，夹好之后还可以反折的长尾夹最方便。
（4）萤光笔
请选购能同时写中粗字及细字的萤光笔，而且最少要准备2种颜色。
重点：方便在资料上标记关键字。如果要用颜色来区分，一页不要超过3种颜色。
（5）L型透明文件夹
如果想用颜色来区别文件的类别，请准备5种不同颜色的透明文件夹。
重点：不会立即使用的文件很容易遗失，所以不妨就做个提供「暂时置放的资料夹」。另外，如果配合使用的目的，分别使用5种不同颜色的透明文件夹，之后要找文件会更方便。
（6）彩色标签贴纸
请选购圆形、直径14公厘到20公厘，有红、绿、橙、蓝、黄、白6种颜色的彩色标签。
重点：颜色具有说服力。先在文件贴上彩色标签，既容易寻找文件，也方便归回原位。
（7）B6便条纸
请选购纸张轻薄、B6大小、有底色（例如淡蓝色）的便条纸。
重点：可把笔和便条纸搭配成套，放在办公室许多地方，需要时就撕下来带着走。一张便条纸大约可以写200个字，想要保留的话，就用钉书机钉在A4大小的厚纸板（pasteboard）上。
