做得到的每日待办清单：1-3-5 专注法则
多年来电脑玩物都很关注时间管理的方法，也累积了大量想写的相关草稿，在之前这篇总论：「如何挑选时间管理工具」获得不错回响后，我想以短篇实用风格开始「时间管理系列文章」写作。
我先把这个电脑玩物新专栏命名为「时间技客」，技客者，取其「用『特殊技能』解决『具体现实问题』之意。」希望这个系列是以创意实作为特色。
而今天这个短篇，就让我来分享一个「做得到」的待办清单列举技巧，多年前「A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule」这篇文章提出的「1-3-5 待办办清单法则」，当然经过我实作后，下文介绍加上了我个人的修正。
一，你的待办清单软体中打了太多星星，但根本做不到吗？
「1-3-5 待办清单法则」很简单，就是让每天的待办清单控制在以下的数量，并依序排列你的清单：
原始提出者甚至提供了像下面这样的清单范本，提供你下载列印，当作自己的每日任务清单：「1-3-5-todo list 下载」。
为什么要设限？不能自由列出我想做的事吗？
我们只要回想：自己原本的待办清单，为什么常常列了很多「想做」的事，很多任务打上星号提醒自己很重要，最后却每天留下一大堆未完成任务，甚至因为清单太长而打乱自己做事的节奏，让自己「犹豫不决无法明快决策」？就知道「设限」很重要。
事实上，每天都时间有限，所以我们可以完成的任务也有限，若不设限，反而让自己在太多「想做」的事情中，东摸西顾，迷失了「去做吧！」的动力。
二，找回「有重心」的工作方式：
转换你的观念，放下「每天想要把所有事情完成」的执念，因为你想做的事情永远多于你可以做的时间。
拾起新的想法：「每天只要能往前迈出重要的一步就好」，虽然不一定能让你更快到达终点，但一步一步迈进，终究会到，并且脚踏实地才不会中途迷失方向。
因此我对「1-3-5 待办清单法则」有一个延伸的解释：「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就会成长，如果完成的都是琐事也没用，就像我常说的「琐事做到好，专案做到死」。
而「1-3-5 待办清单法则」帮我们聚焦「每天一件的重心」，那么，什么事情应该放在第一件任务呢？这时候可以借用史蒂芬柯维的时间管理四个象限来选择：
重要的事：可能是未来一到数个月之间大目标的大型任务，完成后可以产生高价值，但不是可以立即完成，例如我要写一本书，会有必须完成六个章节的六个大型任务。
重要紧急的事：最好避免事情变成重要又紧急，例如明天新书要截稿，但我还有一章节没写完。
紧急但不重要的事：这几天必须完成的小型任务，或是完成也不会高度提升工作价值的事，例如主编要我今天交出新书的序。
不紧急又不重要的事：通常是那些想做但做了不一定立即产生高价值的事(但也可能长期累积会产生高价值)，例如想要开始每天晚上做运动。
在「1-3-5 待办清单法则」中，就能对应上面四个象限的任务来安排清单：
每天 1 件重要任务：放入一件最重要的任务，例如今天要花六个番茄钟写年底新书第一个章节。
每天 3 件中等任务：如果还有重要并且快要变紧急的事，优先放入中型任务。如果没有，就放入紧急但不重要的中型任务，例如写一篇序。
每天 5 件小型琐事：放入可以30分钟内很快处理的琐碎任务，可能是紧急但不重要的小型任务，或是不紧急也不重要但是我想做的事，例如跑步运动30分钟。
三，「1-3-5 待办清单法则」要花掉每天多少时间？
我们来算算看，这九件事情的时间花费：
每天 1 件重要任务：花三个小时，共六个番茄钟(可以分成两个时段)。
每天 3 件中等任务：各花一个小时，总共也花三小时。
每天 5 件小型琐事：各花20到30分钟，预估总共会花掉两个小时。
这样的工作时间是多久？答案是 8 个小时，不就是我们通常上班可以认真工作的时间了吗？已经占掉整天的1/3。
而且这8个小时还是指全力工作状态，如果加上其他意外琐事、整理邮件杂讯、排程任务清单、阅读资讯、研究思考、家人相处、生活乐趣等等时间，还有你可能被叫去开会，或是要参加什么活动的时间，其实可以「认真」处理待办清单的时间真的所剩不多了，你每天根本没有 8 小时认真工作的时间。
所以不要觉得「1-3-5 待办清单法则」好像很少，应该说我们时间本来就有限，做不完那么多事情，所以才利用「1-3-5 待办清单法则」找回工作重心。
「1-3-5 待办清单法则」不仅够用，而且最好我们还不要把他列满，每天才有安插临时要做的任务的余裕。
四，我的「1-3-5 待办清单法则」实作成果：
下面我就来举自己的例子做改造实验，我的 Evernote 子弹笔记法中，就是列出每天的待办任务并打上星星，原本看起来可能像下图这样，确实「想做」的太多，最后根本没办法做好，而且缺少「推进重要工作」的进度。
那么经过「1-3-5 待办清单法则」改造呢？我自己做了一些方法上的修正，变成：
1：今天最重要的事：
我从标上[!重要]标签的 Evernote 专案笔记中，找到一个必须开始准备的进度，就是我最近正在研究几个月后要开设「时间管理实作课程」（请各位有兴趣的读者好好期待），而为了不要死到临头准备不及，现在就应该开始推动进度，而且我给他一天三个小时的时间，可以分段，来推进这个进度。
3：早午晚三件事：
时间允许的话，我会把三件中型任务分配在早午晚，三个时段，让工作生活有个平衡，不要都只是完成工作任务。例如早上要撰写一篇部落格文章（就是这篇），中午后要进行《（全新增订版）Evernote 100 个做笔记的好方法》新书的任务，晚上下班后抽空好好构思下一篇文章的大纲。
5：其他五件琐事：
剩下的部分，我就放入一些工作上的杂务，或是其他比较次要但想做的事情。
而多出来放不进去的任务，先放入未来一周内其他日期有空的清单，或是放入任务暂存区（我现在会把要做但暂时排不进每日清单的任务，先剪贴到每月子弹笔记的暂存区「其他任务」，每周要排下周任务时再择要放进来）。
如果对我的每月子弹笔记法有兴趣的朋友，可以参考下面图片。
以上，就是推荐大家可以试试看的「1-3-5 待办办清单法则」，希望可以帮助大家设定出「真的做得到」，并且能「专注推进重要进度」的有效待办清单。
